5 vinkkiä HR-botin käyttöönottoon
HR-bottien ja tekoälyn vaikutukset HR:ssä on konkretisoituvat siinä, että ne tehostavat nykyisiä prosesseja ja parantavat henkilöstön kokemusta ilman, että organisaation tarvitsee investoida uusiin järjestelmiin tai korvata ihmistyövoimaa. Niiden avulla voidaan luoda sujuvampia ja tehokkaampia työskentelytapoja, jotka hyödyttävät sekä organisaatiota että sen työntekijöitä. Lisäksi teknologian käyttöönotto on tyypillisesti vaivatonta ja nopeaa. Mutta mistä aloittaa ja miten?
Keräsimme muutamia tuskaa helpottavia vinkkejä, joita seuraamalla jokainen organisaatio pääsee helposti alkuun HR-bottien hyödyntämisessä, oli lähtötilanne mikä tahansa.
1. Aloita pienesti
Suunnitellessasi tai käyttöönottaessasi uutta, aloita ensin pienesti ja laajenna vasta myöhemmin. On suositeltavaa keskittyä helposti hallittavaan HR-botin käyttötapaukseen, ja ottaa se käyttöön pienellä joukolla työntekijöitä tai yhden alueen, osaston tai tiimin kanssa. Case voi liittyä uuden työntekijän perehdytykseen tai esim. työntekijän lähtöön.
Pienesti aloittaminen yleensä avaa uusia ideoita seuraaville käyttötapauksille, laajemmalle kattavuudelle tai lisäominaisuuksille. Siksi: ota pilotointi ja nopeat kokeilut osaksi kehityskulttuurianne, se kannattaa aina.
2. Määritä selkeät ja mitattavat tavoitteet
Ennen kuin otat HR-botin käyttöön, määritä selkeät tavoitteet siitä, mitä haluat sen saavuttavan – toisin sanoen tunnista ja priorisoi tarpeesi ja kipupisteesi. Valitse sellaiset HR-botin käyttötapaukset, jotka ovat suhteellisen helppoja toteuttaa, mutta jotka tuottavat välittömiä ja houkuttelevia tuloksia.
Priorisoi tällaiset ”low hanging fruits” -caset sen perusteella, miten ne tuovat lisäarvoa liiketoiminnalle. Tavoitteena voi olla esimerkiksi vastata nopeammin työntekijöiden kysymyksiin ja samalla vähentää HR-tiimin työtaakkaa seuraavan kuuden kuukauden aikana 20 %:lla. Tämä tavoite voidaan saavuttaa ottamalla käyttöön HR-botti, joka vastaa HR:n puolesta 24/7 yleisiin kysymyksiin (FAQ). Valitse joka tapauksessa sellainen case, josta saat mitattua muutoksen suunnan suhteessa lähtötilanteeseen. Näin pystyt perustelemaan mahdollisen jatkon ja laajennukset myös dataan perustuen.
3. Kouluta botti
Kun pilotin kohde ja tavoitteet on määritelty, voit valita siihen soveltuvan botin. Huomaa, että HR-botti on aluksi juuri niin hyvä kuin sen koulutus on. Varmista siis, että botti ymmärtää yrityksesi HR-ohjeistukset, jotta se voi antaa oikeita ja hyödyllisiä vastauksia. Tämä on myös hyvä keino kehittää ja päivittää olemassa olevia ohjeistuksia.
Jos ajatellaan esim. monikulttuurista organisaatiota, jossa työntekijäryhmien ohjeistukset eroavat toisistaan, ja joissa ohjeistuksia ja muuta materiaalia on paljon ja se on hajallaan esim. Intrassa tai Sharepointissa, niin tekoäly on suureksi avuksi. Kun botti on hyvin koulutettu, sen antamat vastukset ovat välittömiä, ajantasaisia ja oikeita.
4. Testaa ja optimoi
Kokeilevaan kehityskulttuuriin ja pilotointiin kuuluu olennaisena osana prototyyppien ja käyttökonseptien (PoC) hyödyntäminen. Näillä saat testattua HR-botteja ennen täysimittaista projektia keräämällä aitoa palautetta aidoilta käyttäjiltä aidoista käyttötilanteista.
Usein tarvitaan useampi iteraatiovaihe tavoitteen saavuttamiseksi, mutta pilotoinnin idean mukaisesti vaiheet ovat suhteellisen nopeita ja kevyitä. Voit käytännössä testata HR-bottia pyytämällä pientä ryhmää työntekijöitä käyttämään sitä ja antamaan palautetta – botti kerää palautteen automaattisesti ja tulokset näkyvät heti raporteissa. Palautteen perusteella voit tehdä tarvittavat muutokset, kuten parantaa botin ymmärrystä yrityksesi HR-käytännöistä ja kehittää käytössä olevia materiaaleja.
Erityisen herkullisia ovat kokeilut, joissa hyödynnetään jo olemassa olevaa teknologista infraa, esim. Windowsin 365-ympäristöä. Sieltä kun löytyvät valmiina niin chatbotit, tekoäly ja työkalut erilaisille automaatioille.
5. Muista tiedottaminen ja tietoturva
Kun olet valmis ottamaan HR-botin käyttöön, voit esim. lähettää sähköpostin kaikille työntekijöille, jossa kerrot botin käyttöönotosta, sen toiminnasta ja hyödyistä.
Voit myös järjestää koulutustilaisuuden, jossa työntekijät voivat oppia käyttämään bottia. Koska kyseessä on uusi työkaveri, hän luonnollisesti esittelee itse itsensä. HR-botin vastaanotto ja hyödyllisyys on riippuvainen siitä, miten onnistuneesti siitä on tiedotettu sisäisesti ja miten sen todennettuja hyötyjä jaetaan. Samaan aikaan on tietysti varmistettava tietoturvan toteutuminen. Se on tärkeää, sillä automatisoiduissa työnkuluissa ja tehtävissä, jotka HR-boteille on määrätty, ne käsittelevät usein HR-järjestelmissä olevia henkilökohtaisia tietoja. Tätä ei missään nimessä sovi unohtaa.
Teknologian kehitys on aina vaikuttanut myös henkilöstöhallintoon. Nykyisessä hybridityössä esim. vuorovaikutus esihenkilön, tiimin tai työnantajan kanssa on dramaattisesti erilaista kuin 10 vuotta sitten. Siksi myös HR-prosessien ja käytäntöjen on muututtava vastaamaan ajan ja uusien sukupolvien vaatimuksia ja toimintatapoja. HR-botit ja tekoäly sopivat oikein käytettyinä tähän tehtävään erinomaisesti. Siksi niitä kannattaa lähteä rohkeasti ja ennakkoluulottomasti kokeilemaan.
Botteja Oy auttaa
Olemme johtava chatbot-ratkaisuiden toimittaja HR-ammattilaisille. Asiantuntemuksemme, kokemuksemme ja teknologiamme auttavat sinua luomaan ja hallitsemaan chatbottejasi yksinkertaisesti ja helposti. Integroi ne olemassa oleviin järjestelmiisi ja työkaluihisi, kuten Microsoft Teamsiin, Meta Workplace:een tai Slack:iin, jne., jolloin voit seurata ja analysoida niiden suorituskykyä ja palautetta sekä päivittää niitä tarpeen mukaan.
Halusitpa käyttää botteja perehdyttämiseen, lähtökeskusteluihin, koulutukseen, suorituskyvyn optimointiin, työntekijöiden sitouttamiseen, työhyvinvoinnin lisäämiseen tai mihin tahansa muuhun henkilöstöön ja kehittämiseen liittyvään tarkoitukseen, meillä on sinulle ratkaisu. Tekoälyllä tai ilman.
