Ajatellaanpa työntekijää, joka on hukassa HR-tiedon viidakossa? Hän etsii kuumeisesti tarvitsemaansa tietoa yrityksen eri järjestelmistä, muttei löydä. Kuulostaako tutulta? Esimerkiksi Sharepoint, jonka pitäisi toimia tiedon keskuksena, on usein enemminkin labyrintti, jossa eksyy helposti. Turhauttavaa, eikö vain?
Seuraavassa jaamme kanssasi vinkkejä siitä, miten HR voi helpottaa henkilöstön pääsyä HR-tiedon (tai esim. IT-, asiakaspalvelu-, palkkatiedon) äärelle nopeasti ja tehokkaasti Microsoft 365-ympäristössä ilman, että tarvitsee hankkia muita järjestelmiä tai palveluita - siellä kun on jo kaikki mitä tarvitset ensimmäisiin henkilöstöä palveleviin älykkäisiin itsepalveluratkaisuihin.
Näin säästät resursseja optimoimalla nykyisen toimintaympäristösi käytön ja parantamalla henkilöstön tehokkuutta helpottamalla tiedon saatavuutta:
Ensinnäkin on tärkeää analysoida organisaation tarpeet ja nykytilanne. Kartoita HR:n ja esihenkilöiden tarpeet sekä henkilöstön nykyiset tiedonhakuprosessit. Aloita vaikka usein kysyttyjen kysymysten analysoinnilla. Kun tiedät mitä lähdet kehittämään ja miksi, saat siihen myös muun liiketoiminnan hyväksynnän - ja mikä parasta, löydät todennäköisesti asialle myös omistajan, joka sitoutuu kehityshankkeen toteuttamiseen.
Seuraavaksi rakenna pilotti ja testaa vaikutuksia käytännössä. Valitse yksi HR-prosessi tai työtehtävä, joka hyötyisi eniten tekoälyn käytöstä tiedonhaussa. Aseta selkeät tavoitteet ja mittarit, kuten tiedonhaun nopeuttaminen tai tarkkuuden parantaminen. Valitse sopiva tekoälyratkaisu, kuten chatbot HR-tukeen tai tiedonhakuun SharePoint-sisällöstä, ja kerää palautetta pilottiin osallistujilta. Älä unohda mitata kehitettävien asioiden edistystä, vaan toteuta vähintään ennen ja jälkeen mittaukset kehitettävästä asiasta pilottiryhmältä.
Tiedota ja kouluta henkilöstöä. Huolehdi, että kaikki ymmärtävät, miten uudet ratkaisut toimivat ja miten ne voivat helpottaa heidän työtään. Anna esimerkkejä siitä, miten tekoäly tehostaa tiedonhakua ja parantaa työntekijäkokemusta. Tekoälyä pitää opettaa organisaation omilla materiaaleilla, mutta yhtä tärkeää on tutustuttaa henkilökunta keskustelemaan uuden digitaalisen apurin kanssa.
Seuraa ja kehitä ratkaisua. HR:n toimintakenttä muuttuu jatkuvasti, joten ratkaisun tulee pysyä muutoksen mukana. Päivitä ja kehitä ratkaisua tarpeen mukaan, ja laajenna sen käyttöä muihin liiketoimintafunktioihin, kuten asiakaspalveluun tai IT-ohjeistuksiin. Samaa logiikkaa ja teknologiaa käyttäen saat nopeasti digiapurille uusia käyttökohteita. Näin varmistat, että työkalu ei auta vain henkilöstöasioissa, vaan se skaalautuu ja tehostaa myös muiden liiketoimintafunktioiden toimintaa.
Ethän anna Sharepointin laajuuden ja/tai hajanaisen tiedon hidastaa organisaatiosi toimintaa. Tekoäly ja chatbotit ovat avain parempaan tiedonhallintaan ja työntekijäkokemukseen Microsoft 365-ympäristössä, sillä ne molemmat löytyvät jo palvelusta eli uusia teknologiahankintoja ei tarvita. Tämä mahdollistaa nopeat, kustannustehokkaat ja ketterät ratkaisut.
Älä siis epäröi ottaa askelta kohti älykkäämpää ja tehokkaampaa HR-toimintoa – tulevaisuuden menestyvät organisaatiot rakennetaan nyt, eikä kukaan ei ole vielä jäänyt junasta. Botteja Oy on apunasi kaikissa vaiheissa, aina alkukartoituksesta ratkaisujen laajentamiseen.
